Abmahnung erhalten: Was sollten Arbeitnehmer jetzt tun?

KI-generiertes Bild mit DALL·E (OpenAI), erstellt über ChatGPT

Eine Abmahnung sorgt bei vielen Arbeitnehmern zunächst für Verunsicherung. Häufig stellen sich sofort Fragen wie: Muss ich die Abmahnung unterschreiben? Droht jetzt eine Kündigung? Sollte ich mich gegen die Abmahnung wehren oder verschwindet sie nach einiger Zeit von selbst aus meiner Personalakte?

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 19.07.2012 (Az. 2 AZR 782/11) klargestellt, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer die Entfernung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen können. Die Entscheidung zeigt zugleich, welche Funktion eine Abmahnung im Arbeitsverhältnis erfüllt und warum Betroffene nach Erhalt einer Abmahnung nicht vorschnell handeln sollten.

Was ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers. Gleichzeitig macht er deutlich, dass er ein solches Verhalten künftig nicht mehr akzeptiert und im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung drohen können.

Das Bundesarbeitsgericht stellt klar, dass eine Abmahnung dabei zwei Funktionen erfüllt. Zum einen weist sie den Arbeitnehmer auf eine Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten hin und dokumentiert diese (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zum anderen soll sie den Arbeitnehmer zu künftig vertragsgerechtem Verhalten anhalten und vor möglichen Konsequenzen weiterer Pflichtverletzungen warnen (Warnfunktion).

Gerade diese Warnfunktion macht die Abmahnung im Arbeitsrecht so bedeutsam. Sie ist häufig Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Viele Arbeitnehmer glauben, sie seien verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben. Das ist jedoch nicht der Fall.

In der Praxis dient eine Unterschrift häufig lediglich als Empfangsbestätigung. Dennoch sollten Arbeitnehmer genau prüfen, was sie unterschreiben. Enthält das Dokument mehr als eine reine Empfangsbestätigung oder bestehen Zweifel an seinem Inhalt, empfiehlt es sich, die Abmahnung zunächst rechtlich prüfen zu lassen.

Unabhängig davon bleibt eine Abmahnung grundsätzlich auch ohne Unterschrift wirksam.

Sollte ich mich gegen eine Abmahnung wehren?

Nicht jede Abmahnung ist berechtigt. Enthält sie unzutreffende Tatsachenbehauptungen, beruht sie auf einer falschen rechtlichen Bewertung oder verstößt sie gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, kann ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte bestehen.

Ob ein gerichtliches Vorgehen sinnvoll ist, hängt jedoch stets vom Einzelfall ab. In vielen Fällen kann zunächst auch eine Gegendarstellung zur Personalakte oder eine außergerichtliche Klärung mit dem Arbeitgeber in Betracht kommen.

Arbeitnehmer sollten deshalb nicht vorschnell handeln, sondern zunächst prüfen lassen, ob die Abmahnung überhaupt rechtmäßig ist.

Verschwindet eine Abmahnung automatisch aus der Personalakte?

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass eine Abmahnung nach zwei oder drei Jahren automatisch aus der Personalakte entfernt wird. Eine solche gesetzliche Frist gibt es jedoch nicht.

Mit Urteil vom 19.07.2012 (Az. 2 AZR 782/11) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitnehmer die Entfernung einer berechtigten Abmahnung nicht allein wegen Zeitablaufs verlangen können.

Nach Auffassung des Gerichts dient die Personalakte dazu, ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über das Arbeitsverhältnis zu vermitteln. Deshalb kann eine zutreffende Abmahnung grundsätzlich in der Personalakte verbleiben.

Ein Anspruch auf Entfernung besteht erst dann, wenn eine Interessenabwägung ergibt, dass die Abmahnung für das Arbeitsverhältnis unter keinem rechtlichen Gesichtspunkt mehr von Bedeutung ist und ihre weitere Aufbewahrung den Arbeitnehmer unzumutbar benachteiligen würde. Dabei genügt es nicht, dass die Warnfunktion der Abmahnung entfallen ist. Darüber hinaus darf der Arbeitgeber auch kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der Pflichtverletzung haben.

Ob dies der Fall ist, hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab. Dabei spielt insbesondere die Schwere der Pflichtverletzung eine Rolle. Während ein geringfügiger, lange zurückliegender und seitdem folgenlos gebliebener Verstoß mit der Zeit an Bedeutung verlieren kann, kann eine schwerwiegende Pflichtverletzung, insbesondere im Vertrauensbereich, auch noch nach längerer Zeit ein berechtigtes Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers begründen.

Kann eine Abmahnung zu einer Kündigung führen?

Eine Abmahnung bedeutet nicht automatisch, dass eine Kündigung unmittelbar bevorsteht. Sie kann jedoch im Wiederholungsfall die Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung bilden.

Gerade deshalb sollten Arbeitnehmer eine Abmahnung ernst nehmen und sorgfältig prüfen lassen. Wer denselben oder einen vergleichbaren Pflichtverstoß erneut begeht, muss unter Umständen mit weitergehenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Warum ist die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts so wichtig?

Das Urteil macht deutlich, dass eine Abmahnung nicht nur eine Warnung für die Zukunft darstellt. Sie dient zugleich der Dokumentation des bisherigen Verhaltens des Arbeitnehmers. Deshalb verschwindet eine berechtigte Abmahnung nicht automatisch aus der Personalakte.

Arbeitnehmer sollten daher nach Erhalt einer Abmahnung frühzeitig prüfen lassen, ob diese überhaupt rechtmäßig ist. Denn eine unberechtigte Abmahnung kann unter bestimmten Voraussetzungen sofort aus der Personalakte entfernt werden. Ist die Abmahnung hingegen berechtigt, kommt eine Entfernung regelmäßig erst dann in Betracht, wenn sie ihre Warnfunktion verloren hat und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an ihrer Dokumentation nachweisen kann.

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