Das Ende des Einwurf-Einschreibens: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

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Rechtstipp | Arbeitsrecht | Kanzlei Delikara | Juni 2026

BAG, Urteil vom 7. Mai 2026 – Az. 2 AZR 184/25

Wer vor Gericht beweisen muss, ob ein Schreiben zugegangen ist, hatte in der Vergangenheit scheinbar eine einfache Lösung: das Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post. Damit ist es nun vorbei. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) klargestellt: Das digitale Einwurf-Einschreiben begründet keinen Anscheinsbeweis mehr für den tatsächlichen Zugang eines Schreibens. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber hat das unmittelbare und erhebliche Konsequenzen.

Der Fall: Kündigung unwirksam wegen fehlendem BEM-Nachweis

Dem Urteil lag ein in der Praxis häufig vorkommender Sachverhalt zugrunde: Ein Arbeitgeber wollte einem krankheitsbedingt häufig fehlenden Mitarbeiter kündigen. Voraussetzung für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung ist jedoch, dass zuvor ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ordnungsgemäß angeboten wurde. Die entsprechende Einladung versandte der Arbeitgeber per Einwurf-Einschreiben.

Der Arbeitnehmer bestritt jedoch, das Schreiben jemals erhalten zu haben. Der Arbeitgeber legte Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und den digitalen Auslieferungsbeleg der Deutschen Post vor und benannte sogar den Postzusteller als Zeugen – der sich allerdings an die konkrete Zustellung nicht mehr erinnern konnte.

Ergebnis: Das Landesarbeitsgericht Hamburg erklärte die Kündigung für unwirksam. Das BAG bestätigte diese Entscheidung und wies die Revision des Arbeitgebers zurück. Die Kündigung scheiterte nicht am Inhalt, sondern daran, dass der Zugang der BEM-Einladung nicht beweisbar war.

Warum verliert das Einwurf-Einschreiben seine Beweiskraft?

Das Problem liegt in einer technischen Umstellung der Deutschen Post. Früher klebte der Zusteller unmittelbar vor dem Einwurf ein physisches Abziehetikett (das sogenannte "Peel-off-Label") auf den Auslieferungsbeleg und quittierte den Vorgang handschriftlich mit Datum und Unterschrift. Dieser Vorgang dokumentierte unmittelbar und physisch, dass genau dieses Schreiben in genau diesen Briefkasten eingeworfen wurde.

Heute läuft das Verfahren vollständig digital ab: Der Zusteller scannt lediglich den Barcode der Sendung mit seinem Handscanner und quittiert auf dem Display. Das BAG bemängelt an diesem modernen Verfahren vier entscheidende Schwachstellen:

1. Keine Adresse: Der digitale Auslieferungsbeleg dokumentiert weder die konkrete Zustelladresse noch den Namen des Empfängers.

2. Keine Uhrzeit: Der genaue Zeitpunkt des Einwurfs wird nicht erfasst.

3. Verfrühte Quittierung: Der Zusteller muss die Zustellung im System bestätigen, bevor er den Brief tatsächlich in den Briefkasten wirft – was Fehler ermöglicht.

4. Fehleinwurf möglich: Das Abscannen des Barcodes kann bereits erfolgen, während der Zusteller noch weitere Sendungen in der Hand hält.

Der digitale Auslieferungsbeleg belegt damit lediglich, dass irgendein Zustellvorgang erfasst wurde – nicht aber, dass das konkrete Schreiben tatsächlich im richtigen Briefkasten gelandet ist.

Warum ist das für Arbeitgeber so gefährlich?

Eine Willenserklärung (etwa eine Kündigung oder Abmahnung) wird erst dann wirksam, wenn sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und dieser unter normalen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann.

Bestreitet der Arbeitnehmer den Erhalt, trägt der Arbeitgeber die volle Beweislast. Gelingt der Nachweis nicht, ist die Erklärung rechtlich wirkungslos, unabhängig davon, wie berechtigt sie inhaltlich war. Das heißt: Kann man den Zugang eines Kündigungsschreibens nicht beweisen, ist die Kündigung gegenstandslos.

Von dem Urteil sind alle schriftformbedürftigen Erklärungen im Arbeitsverhältnis betroffen, insbesondere:

• Kündigungen (ordentlich und außerordentlich)

• Abmahnungen

• Einladungen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)

• Änderungskündigungen

• Fristen- und termingebundene Erklärungen aller Art

Ihre Handlungsoptionen: So stellen Sie beweissicher zu

Das gute Nachrichten: Es gibt erprobte Alternativen, die echte Rechtssicherheit bieten. Welche Methode die richtige ist, hängt von der konkreten Situation ab.

Option 1: Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung (Goldstandard)

Die sicherste und zugleich einfachste Methode ist die direkte Übergabe des Schreibens, idealerweise im Betrieb. Lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen: Datum, Uhrzeit, Unterschrift des Empfängers. Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, vermerken Sie dies mit Zeugen.

Tipp: Nutzen Sie für die Übergabe Zeugen, die keine Organe des Unternehmens sind (keine Geschäftsführer, keine Vorstände). Nur so können diese später vor Gericht als Zeugen aussagen.

Option 2: Botenzustellung mit Protokoll

Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich (etwa weil der Arbeitnehmer im Krankenstand ist und nicht zur Arbeit erscheint), empfiehlt sich die Zustellung durch einen Boten, entweder durch einen Mitarbeiter oder einen professionellen Kurierdienst. Wichtig:

• Der Bote darf kein Organ des Arbeitgebers sein (kein Geschäftsführer, kein Vorstandsmitglied).

• Der Bote muss Kenntnis vom Inhalt des Schreibens haben (zumindest: "Es handelt sich um eine Kündigung").

• Nach dem Einwurf ist ein schriftliches Zustellprotokoll anzufertigen: Art des Briefkastens, Name auf dem Briefkasten, Datum und Uhrzeit des Einwurfs.

• Zusätzlich empfehlen sich Fotos, die den Einwurf und den beschrifteten Briefkasten dokumentieren.

Praxistipp: Bei Zweizeugenübergabe vor Ort (zwei Personen begleiten die Zustellung, einer wirft ein, einer fotografiert) ist die Beweisgrundlage besonders stark.

Option 3: Zustellung durch den Gerichtsvollzieher

Die öffentliche Zustellungsurkunde des Gerichtsvollziehers hat vor Gericht den höchsten Beweiswert – sie ist praktisch unangreifbar. Auch wenn der Empfänger nicht angetroffen wird, kann der Gerichtsvollzieher das Schriftstück im Wege der Ersatzzustellung durch Niederlegung zustellen. Diese Option ist die teuerste und zeitaufwändigste, empfiehlt sich aber bei besonders heiklen Fällen, bei denen ein möglichst unangreifbarer Nachweis entscheidend ist.

Wichtig: Bei fristgebundenen Erklärungen wie Kündigungen muss ausreichend Zeit eingeplant werden.

Was Sie nicht mehr verwenden sollten: Übergabe-Einschreiben

Auch das klassische Übergabe-Einschreiben (mit Unterschrift des Empfängers) ist für Kündigungen wenig geeignet: Der Empfänger kann die Annahme verweigern oder ist schlicht nicht zu Hause. In diesem Fall wird die Sendung zur Abholung in eine Postfiliale gebracht. Die Kündigung gilt dann aber erst als zugegangen, wenn der Empfänger das Schreiben dort abholt – sofern er es überhaupt tut. Das Risiko einer verzögerten oder gescheiterten Zustellung ist bei fristgebundenen Erklärungen 

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